Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Néo Coaching ne désigne pas de délégué à la protection des données à ce stade. Toute question relative aux données personnelles peut être adressée directement aux coordonnées ci-dessus.

Principes appliqués

Néo Coaching limite la collecte aux informations nécessaires, ne vend aucune donnée personnelle et n’utilise pas les données reçues pour de la prospection commerciale de tiers. Les informations ne sont accessibles qu’aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour la finalité annoncée.

Le site demande expressément de ne transmettre aucune donnée de santé, aucun mot de passe et aucune autre information sensible dans le formulaire de contact ou dans un outil conversationnel public.

Traitements réalisés et durées de conservation

Navigation et sécurité du site

Les journaux techniques peuvent contenir l’adresse IP, la date et l’heure de la requête, la page demandée, le type de navigateur et des informations nécessaires au diagnostic ou à la sécurité.

• Finalités : fonctionnement, sécurité, détection des incidents et prévention des abus.
• Base légale : intérêt légitime de Néo Coaching à exploiter un site sûr et fonctionnel.
• Conservation : les journaux sont soumis à une rotation technique et ne sont pas conservés volontairement au-delà de douze mois.

Formulaire de contact et demandes de devis

Le formulaire recueille le nom et le prénom, l’adresse électronique, un numéro de téléphone facultatif, le sujet et le message.

• Finalités : répondre à une question, traiter une demande d’information, préparer un échange ou établir un devis IA.
• Bases légales : mesures précontractuelles demandées par la personne et intérêt légitime à répondre aux autres messages.
• Conservation : trois ans à compter du dernier échange pour un prospect ; pendant la relation contractuelle puis jusqu’à cinq ans pour les éléments nécessaires à la preuve ou à la défense de droits.

Le formulaire ne permet pas de réserver une séance. Les rendez-vous sont pris exclusivement par téléphone.

Rendez-vous, séances et accompagnements

Dans le cadre de la relation d’accompagnement, Néo Coaching peut traiter les coordonnées du client, les informations de rendez-vous, les éléments de facturation et les informations que le client communique volontairement pour l’accompagnement.

• Finalités : préparer et réaliser les séances, assurer le suivi demandé, gérer la relation client, la facturation et les obligations administratives.
• Bases légales : exécution du contrat, mesures précontractuelles, obligations légales et, lorsqu’une information relevant de la santé doit réellement être traitée, consentement explicite de la personne.
• Conservation : durée de l’accompagnement, puis cinq ans à compter de la dernière prestation pour les éléments nécessaires au suivi et à la défense de droits ; dix ans pour les pièces comptables et factures.

Le site public ne demande aucune donnée de santé. Lorsqu’une information de santé est réellement nécessaire dans le cadre d’un accompagnement, son traitement intervient hors du formulaire public, dans le cadre convenu avec la personne et avec une base juridique appropriée.

Prestations et projets IA

Selon la mission, Néo Coaching peut recevoir des coordonnées professionnelles, documents, contenus, consignes, données de projet et accès délégués nécessaires à la prestation.

• Finalités : analyser le besoin, établir le devis, concevoir, tester, livrer et accompagner la prise en main de la solution.
• Base légale : mesures précontractuelles et exécution du contrat.
• Conservation : pendant la mission ; suppression ou restitution des copies opérationnelles dans les quatre-vingt-dix jours suivant la réception définitive, sauf durée prévue au devis ; conservation jusqu’à cinq ans des éléments nécessaires à la preuve de la prestation et dix ans des pièces comptables.

Les clients ne doivent jamais transmettre leurs mots de passe. Les interventions sur leurs comptes utilisent une invitation, un accès délégué, un compte technique limité ou une séance supervisée.

Assistant Néo

Néo est une intelligence artificielle proposée pour répondre aux questions relatives au site, orienter vers les pages utiles et aider le visiteur à trouver comment l’IA pourrait lui être utile dans une situation concrète. Il ne s’agit ni d’une personne, ni d’un professionnel de santé, ni d’un service d’urgence. Aucune réponse ne produit de décision juridique ou d’action externe automatique.

Comme tout modèle d’intelligence artificielle, Néo peut produire une réponse erronée, incomplète ou trompeuse. Le visiteur doit conserver son jugement, vérifier les informations importantes et ne pas utiliser Néo comme substitut à un médecin, un thérapeute, un autre professionnel compétent ou un service d’urgence. Les conditions d’utilisation détaillées figurent dans les Mentions légales.

Lorsque le visiteur envoie un message, les éléments suivants sont traités : le texte du message, jusqu’aux seize derniers messages utiles au contexte, un identifiant aléatoire de session, la page consultée et des données techniques nécessaires à la sécurité et à la limitation des abus. L’adresse IP est transformée côté service en empreinte HMAC temporaire pour appliquer une limite de fréquence ; elle n’est pas inscrite en clair dans les journaux de l’assistant.

• Finalités : produire la réponse demandée, assurer la continuité de l’échange dans l’onglet, afficher des sources, prévenir les abus et maîtriser le coût du service.
• Base légale : intérêt légitime de Néo Coaching à répondre à la demande initiée par le visiteur et à exploiter un service public sûr. Le visiteur reste libre de ne pas utiliser Néo et peut accéder directement aux pages du site.
• Fournisseur de modèle : API professionnelle d’OpenAI. Les messages et réponses transmis par cette API ne sont pas utilisés par défaut pour entraîner les modèles, sauf choix explicite contraire de Néo Coaching.
• Conservation locale : l’historique et un jeton de contexte chiffré, authentifié et lié à la session sont enregistrés dans le sessionStorage de l’onglet. Ce jeton peut contenir quelques informations professionnelles déclarées, le choix de ne pas être questionné, l’étape de sécurité et, pendant la préparation d’un contact, le court contenu à confirmer. Il sert uniquement à poursuivre cet échange, sans créer de profil permanent. Le jeton expire après soixante minutes ; l’historique expire après soixante minutes d’inactivité. Ces éléments disparaissent à la fermeture de la session de navigation et peuvent être effacés immédiatement avec « Nouvelle conversation ».
• Conservation opérationnelle : le service déchiffre temporairement le contexte pour répondre, sans conserver les conversations ni les profils côté serveur. Il garde en mémoire les compteurs nécessaires aux limites de fréquence et des identifiants techniques temporaires empêchant de réutiliser une ancienne confirmation de brouillon. Néo Control reçoit uniquement des mesures agrégées — nombre de demandes, jetons, coût estimé, latence et état technique — ainsi que les écarts de coût nécessaires au suivi mensuel malgré les redémarrages. Si Néo ne sait pas répondre, il peut produire une fiche de lacune limitée à une catégorie et une question générale expurgée de toute donnée personnelle. Un retour « utile » ou « non utile » peut également être comptabilisé sans conserver la conversation.
• Conservation côté fournisseur : les requêtes utilisent le paramètre store:false. OpenAI peut néanmoins conserver, par défaut, des journaux de surveillance des abus contenant des entrées, sorties et métadonnées pendant une durée pouvant aller jusqu’à trente jours, ou plus longtemps si la loi l’exige. Une option contractuelle de conservation nulle n’est pas présentée comme active tant qu’elle n’a pas été obtenue et contrôlée.

OpenAI Ireland Limited traite les données provenant de l’Espace économique européen dans le cadre de l’addendum de protection des données applicable aux services professionnels. Des traitements peuvent néanmoins intervenir hors de l’Espace économique européen auprès des sous-traitants déclarés par OpenAI ; ils sont alors encadrés par une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou un autre mécanisme reconnu.

Néo peut préparer un brouillon destiné au formulaire de contact. Ce brouillon reste dans la session du navigateur : il n’est pas envoyé automatiquement. Le visiteur doit le relire, compléter ses coordonnées et confirmer lui-même l’envoi du formulaire.

Données sensibles et situations d’urgence

Le formulaire et Néo ne sont pas destinés aux urgences médicales, psychologiques ou de sécurité. En cas d’urgence, il convient de contacter les services compétents, notamment le 15 ou le 112.

Si une donnée sensible est transmise alors qu’elle n’est pas nécessaire, Néo Coaching peut la supprimer sans la reprendre dans son dossier. Lorsqu’une donnée de santé est nécessaire à un accompagnement, son traitement est limité au cadre convenu et repose sur une base juridique appropriée, notamment le consentement explicite lorsque celui-ci est requis.

Destinataires et sous-traitants

Les données peuvent être accessibles à Cédric Laurière et, uniquement lorsque cela est nécessaire, aux prestataires assurant l’hébergement, la messagerie, la sécurité, le traitement du formulaire, la fourniture du modèle d’IA, la facturation ou l’exécution technique d’une prestation.

Pour le fonctionnement du site public, les principaux prestataires actifs sont :

• OVHcloud, pour le nom de domaine, l’hébergement du serveur et de l’infrastructure applicative ;
• Cloudflare, pour la gestion de la zone DNS ;
• OpenAI Ireland Limited, pour la génération des réponses de Néo par l’API professionnelle d’OpenAI ;
• Google, pour l’hébergement de la messagerie professionnelle avec Google Workspace, notamment la réception des messages du formulaire de contact, et lorsque le visiteur choisit d’afficher la carte Google Maps ou d’ouvrir un service Google.

Le formulaire est traité par l’infrastructure de Néo Coaching avant l’envoi du message vers la boîte professionnelle. Après un envoi réussi, les nom, adresse électronique, téléphone et message sont effacés de la file opérationnelle. En cas d’échec ou de résultat ambigu, ils peuvent y rester pendant trente jours au maximum afin de permettre la reprise ou le diagnostic. Les métadonnées techniques non personnelles sont conservées douze mois au maximum.

Transferts hors de l’Union européenne

Certains prestataires ou leurs sous-traitants peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Les transferts concernés reposent sur une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types complétées lorsque nécessaire par des garanties appropriées, ou un autre mécanisme reconnu par le RGPD. Toute personne peut demander des informations complémentaires sur ces garanties aux coordonnées du responsable du traitement.

Google Maps et services externes

La carte Google Maps est bloquée par défaut. Elle n’est chargée qu’après une action volontaire du visiteur. Lorsqu’il choisit d’afficher la carte ou d’ouvrir l’itinéraire, il établit une connexion directe avec Google, qui peut recevoir notamment son adresse IP et déposer ou lire des traceurs selon ses propres règles.

Les liens vers Google, PagesJaunes ou d’autres services tiers ne transmettent pas de donnée par le seul fait d’être affichés ; une communication avec le tiers intervient lorsque l’utilisateur active le lien ou le contenu externe.

Cookies et traceurs

Le site utilise une mesure interne limitée à cinq actions utiles : clic sur le téléphone, clic sur l’adresse e-mail, ouverture de Néo, passage de Néo vers le formulaire et envoi effectif du formulaire. Elle ne mesure pas la navigation générale, ne dépose aucun cookie, ne crée aucun profil et ne transmet ces événements à aucune régie publicitaire.

Pour chaque action, seuls sa catégorie, le chemin de la page et l’environnement du site sont enregistrés. L’adresse IP n’est pas conservée en clair : elle est transformée en empreinte HMAC temporaire uniquement pour limiter les abus, puis cette empreinte est supprimée avec les données de limitation après vingt-quatre heures. Néo Control présente des comptes agrégés sur trente jours, séparés entre production et préproduction. Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de Néo Coaching à évaluer l’efficacité de ses moyens de contact et à améliorer le site, sans suivre individuellement les visiteurs.

Tant que Google Maps reste bloqué jusqu’au clic et qu’aucun traceur facultatif n’est ajouté, un bandeau général de consentement n’est pas nécessaire. Toute future mesure d’audience détaillée, vidéo intégrée, reciblage publicitaire ou activation préalable du chatbot devra faire l’objet d’un nouvel examen.

Sécurité

Néo Coaching met en œuvre des mesures proportionnées à la nature des données : limitation des accès, authentification renforcée lorsqu’elle est disponible, mises à jour, sauvegardes contrôlées, chiffrement des échanges et séparation entre les environnements publics et privés. Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, les incidents sont traités conformément aux obligations applicables.

Droits des personnes

Selon le traitement concerné, toute personne peut demander l’accès à ses données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, s’opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, retirer son consentement pour l’avenir et exercer son droit à la portabilité lorsqu’il est applicable.

La demande peut être adressée à contact@neocoaching.fr ou par courrier au siège. Une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur. Néo Coaching répond dans les délais prévus par le RGPD.

La personne peut également adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Mineurs

Les prestations destinées à un mineur sont organisées avec son représentant légal. Les informations sont présentées d’une manière adaptée à l’âge et à la capacité de compréhension du mineur, sans exclure ses propres droits sur ses données.

Mise à jour

Cette politique est susceptible d’évoluer lorsque les fonctionnalités, prestataires ou obligations changent. La date de la version applicable est indiquée en tête de page.